POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DASTOS PERSONALES.
INNOVART MEDICAL IPS 1 SAS.

PRESENTACIÓN.

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se
haya recolectado y/o se traten en base de datos públicas o privadas. El legislador acató el anterior mandato constitucional y reglamentó el derecho mencionado mediante la promulgación de un conjunto de normas legales. En cumplimiento de dicho cuadro normativo, la empresa Innovart Medical IPS 1 SAS, consciente de la responsabilidad que le asiste en materia de tratamiento de Datos Personales de sus clientes, ha elaborado y proyectado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales con el fin de proporcionar lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

1. INTRODUCCIÓN. 

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se
hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.


En atención al anterior mandato constitucional, el legislador expidió la Ley 1581 de 2012, mediante la cual se reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia,
igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros.


En ese orden de ideas, en aras de otorgar cumplimiento al anterior marco normativo la empresa INNOVART MEDICAL IPS 1 SAS (en adelante “LA EMPRESA”), consciente de la responsabilidad que le asiste en materia de Tratamiento de Base de Datos Personales de los titulares, garantiza a los clientes el derecho constitucional que tienen a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellos en las bases de datos que la empresa , ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas. Las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales.


Para tales efectos LA EMPRESA ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.


LA EMPRESA se permite informar a todos los clientes interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las relaciones contractuales que se celebren con, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia. Para todos los fines pertinentes, LA EMPRESA se identifica con número de identificación tributaria 901.608.860-7.

2. OBJETO.

La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los clientes. Así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento a través de las relaciones
contractuales celebradas con LA EMPRESA, para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

3. ALCANCE.

Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información (Clientes), así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización.

 

Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales.


Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por LA EMPRESA.

4. OBLIGACIONES.

Esta política es de obligatorio conocimiento y estricto cumplimiento para LA EMPRESA y los terceros con los que LA EMPRESA hubiera celebrado o celebre cualquier negocio jurídico en aras del correcto desarrollo y cumplimiento del encargo
encomendado por los Clientes. En especial para todo el personal de apoyo, entre los cuales se relacionan contadores, médicos, auxiliares de enfermería, asistentes, etc.
 

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de LA EMPRESA, considerado como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que
operen como encargados del tratamiento de datos personales.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.

Será responsable del tratamiento INNOVART MEDICAL IPS 1 SAS, identificada con número de identificación tributaria 901.608.860-7, con sede principal en la ciudad de Bogotá, D.C. con dirección en la Calle 116 No. 9-72 Cons. 405 Bogotá, D.C. y con sucursales en la ciudad de Barranquilla y Ciudad de Panamá en el país de Panamá.

6. GLOSARIO.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividadvigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:
 

Acceso restringido: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. LA EMPRESA no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se
establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.


Equipo responsable de protección de datos: Es el equipo de LA EMPRESA, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales. Asimismo, son los encargados de atender y resolver las
peticiones, quejas y reclamos formuladas por los titulares de los datos (Clientes).
 

Base de datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.


Calidad del dato: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, LA
EMPRESA deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.

 

Circulación restringida: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de LA EMPRESA o terceros que dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no
cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por LA EMPRESA para tratarlos.

 

Confidencialidad: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quiénes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.


Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural
(persona individualmente considerada).


Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.


Dato semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.


Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

Derecho de los niños, niñas y adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.


Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. LA EMPRESA, actúa como encargada del
tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí mismo o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.


Información digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.


Responsable de tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. LA EMPRESA actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las relaciones contractuales celebradas.

 

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

 

Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice LA EMPRESA o su equipo de trabajo y/o terceros autorizados, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, o supresión.

7. PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:


a) Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la
desarrollen.


b) Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.


c) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.


d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.


f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por
personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.


g) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,
uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

h) Principio de Confidencialidad: Todos los funcionarios y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. LA EMPRESA se compromete a tratar los datos personales de los
titulares tal y como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya
opuesto a dicho tratamiento. LA EMPRESA informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado.


i)Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

8. CATERGORIAS ESPECIALES DE DATOS.

8.1. DATOS SENSIBLES
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.


8.2. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:


a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.


b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.


c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.


d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

 

8.3. AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBES.
LA EMPRESA informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento
de datos sensibles.


En caso de tratamiento de datos relativos a la salud, LA EMPRESA implementará las
medidas necesarias para proteger la confidencialidad de la información.

9. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:


-Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y
adolescentes.


-Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.


Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y
capacidad para entender el asunto.

10. TRATAMIENTO Y FINALIDADES.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, el tratamiento que realizará LA EMPRESA con la información personal será el siguiente:


- Realizar operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de
datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.


Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las siguientes finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular:

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, el tratamiento que realizará LA EMPRESA con la información personal será el siguiente:


- Realizar operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de
datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.


Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las siguientes finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular:

FINALIDADES

Title

Redactar los Contratos de prestación de servicios profesionales que será celebrado entre las partes.

Title

Redactar los diversos documentos de índole médico y sanitario; tales como: consentimientos informados, elaboración de diagnósticos médicos escritos; y todos los demás documentos que sean necesarios a criterio de LA EMPRESA para el cabal
cumplimiento de las relaciones contractuales entre LA EMPRESA y los Clientes.

Title

Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS, WhatsApp o correo electrónico para el envío de los informes de gestión respecto de los servicios prestados. Asimismo, para solicitar cualquier documento e información adicional
que se requiera para la correcta ejecución del objeto del contrato de prestación de servicios profesionales.

Title

Recolección de las epicrisis de los Titulares para la correcta y debida prestación del servicio y procedimiento médico.

Title

Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por expresa de las mismas.

Title

Realizar invitaciones a eventos y ofrecer productos o servicios y promociones.

Title

Gestionar trámites a consultas, reclamos, solicitud de actualización, rectificación o supresión de datos, y revocatorias de la autorización.

Title

Compartir y suministrar la información a terceros con los cuales LA EMPRESA tenga una relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

Title

Registrar la información de datos personales en las bases de datos LA EMPRESA, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos.

Title

Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por LA EMPRESA

Por otro lado, los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:

FINALIDADES

Title

Redactar los Contratos de prestación de servicios profesionales que será celebrado
entre las partes.

Title

Redactar los diversos documentos de índole médico y sanitario; tales como: consentimientos informados, elaboración de diagnósticos médicos escritos; y todos los demás documentos que sean necesarios a criterio de LA EMPRESA para el cabal
cumplimiento de las relaciones contractuales entre LA EMPRESA y los Clientes.

Title

Compartir y suministrar la información a terceros con los cuales LA EMPRESA tenga una relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

Title

Recolección de las epicrisis de los Titulares para la correcta y debida prestación del servicio y procedimiento médico.

Title

Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por expresa de las mismas.

Title

Registrar la información de datos personales en las bases de datos LA EMPRESA, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES.

LA EMPRESA podrá transferir y transmitir los datos personales a terceros con quienes tenga celebrada una relación contractual con el fin de que provean los servicios profesionales necesarios en otras áreas del conocimiento para la debida ejecución del encargo realizado por el cliente. En dicho supuesto, se adoptarán las medidas necesarias para que las personas que tengan acceso a sus datos personales cumplan con la presente Política y con los principios de protección de datos personales y obligaciones establecidas en la Ley.


En todo caso, cuando LA EMPRESA transmita los datos a uno o varios terceros ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos personales
en el que indicará:

 

1. Alcances del tratamiento,

 

2. Las actividades que el Encargado realizará por cuenta del Responsable para el tratamiento de los datos personales y,

 

3. Las obligaciones del Encargado para con el Titular y el Responsable.

 

Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables vigentes.


Además de las obligaciones que impongan normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:


1. Dar Tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.


2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.


3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

 

En caso de transferencia se dará cumplimiento a las obligaciones estipuladas en la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias.

12. DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE
DATOS.

12.1. DERECHOS DE LOS TITULARES


En el Tratamiento de Datos Personales LA EMPRESA respetará en todo momento los derechos de los titulares de Datos Personales que son:


a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.


b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.


c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.


d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.


e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.


f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

 

12.2. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular. La cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

 

12.2.1. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
 

a) Información requerida por la Entidad, en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
 

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
 

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos.
 

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
 

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en
todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y demás
normas concordantes y vigentes.


12.3. SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN
 

La información solicitada por los Titulares de información personal será suministrada principalmente por medios electrónicos, o por cualquier otro solo si así lo requiere el Titular. La información suministrada por LA EMPRESA será entregada sin barreras técnicas que impidan su acceso; su contenido será de fácil lectura, acceso y tendrá que corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

 

12.4. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR


LA EMPRESA, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

 

a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.


b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.


c) Los derechos que le asisten como Titular.


d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento. LA EMPRESA como responsable del Tratamiento, deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente numeral y, cuando el Titular lo
solicite, entregarle copia de esta.

13. ÁREA RESPONSABLE DE ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y
RECLAMOS.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de LA EMPRESA para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas a:


- LA EMPRESA
- Teléfono: 3106272064

- Dirección en físico: Calle 116 No. 9 – 72 Consultorio 405, Edificio Global Medical
Center en Bogotá, D.C.
- Dirección de correo electrónico: glorismorales8@gmail.com
 

El rol antes mencionado será el contacto de los titulares de Datos Personales, para
todos los efectos previstos en esta Política.

14. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los titulares de Datos Personales pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada, de acuerdo a los procedimientos contemplados para tal fin en la presente política.
 

14.1. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS:
LA EMPRESA y/o los Encargados, garantizan a los titulares de datos personales
contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes o personas autorizadas, el
derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda
aquella que esté vinculada con su identificación conforme se establece en la presente
 

Política de Tratamiento de Datos Personales.
 

Responsable de atención de consulta:
LA EMPRESA será el responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas.
 

Las consultas dirigidas a LA EMPRESA deberán contener como mínimo la siguiente
información:


a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
b. Lo que se pretende consultar.
c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus
causahabientes o representantes.
d. Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
e. Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por LA EMPRESA.

 

Una vez sea recibida la solicitud de CONSULTA de información por parte del Titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos, LA EMPRESA procederá a verificar que la solicitud contenga
todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.
 

Plazos de respuesta a consultas:
Las solicitudes recibidas mediante los anteriores medios serán atendidas en un
término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.


14.2. POCEDIMIENTO DE RECLAMOS
 

Derechos garantizados mediante el procedimiento de reclamos:
 

a) Corrección o Actualización: LA EMPRESA y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen
en sus bases de datos, mediante presentación de reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales para que sea procedente la solicitud de Corrección o Actualización.


b) Revocatoria de la autorización o Supresión de los datos Personales: LA EMPRESA y/o los Encargados, garantizarán a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos o a sus causahabientes, el derecho de Solicitar la Revocatoria de la autorización o solicitar la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Así mismo se garantiza el derecho de presentar reclamos cuando adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de la presente Política de tratamiento de datos personales.

 

Responsable de protección de reclamos:
LA EMPRESA será el responsable de recibir y dar trámite a las solicitudes remitidas, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes políticas.


Las reclamaciones presentadas deberán contener como mínimo la siguiente información:
 

a. Nombres y apellidos del Titular y/o su representante y/o causahabientes.
 

b. Lo que se pretende consultar.
 

c. Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del Titular y/o sus
causahabientes o representantes.
 

d. Firma, número de identificación o procedimiento de validación correspondiente.
 

e. Haber sido presentada por los medios de consulta habilitados por LA EMPRESA. Una vez sea recibida la solicitud de ACTUALIZACIÓN O RECTIFICACIÓN de información por parte del Titular de los datos o su representante o tercero debidamente autorizado, a través de los canales establecidos, LA EMPRESA procederá a verificar que la solicitud contenga todas las especificaciones requeridas a efectos de poder valorar que el derecho se ejerza por un interesado o por un representante de éste, acreditando con ello, que se cuenta con la legitimidad legal para hacerlo.

 

Reclamaciones sin cumplimiento de Requisitos legales:
En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos legales, se solicitará al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y presente la información o
documentos faltantes.
 

Desistimiento del Reclamo:
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

Inclusión de leyenda en la base de datos:
Recibida la reclamación de forma completa, en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde la recepción, LA EMPRESA incluirá en la base de datos donde se encuentren los datos personales del Titular, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el
reclamo sea decidido.
 

Plazos de Respuesta a los Reclamos:
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

 

Prórroga del plazo de Respuesta:
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. VIGENCIA.

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 30 de diciembre de 2023.


Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

 

FIN DEL DOCUMENTO.